Le rôle des procédures opératoires normalisées

Une PON efficace inclut une description des différentes étapes de la procédure, l’utilisation d’images faciles à comprendre ainsi que quelques explications synthétisées. Une PON concernera par exemple les actions suivantes :

•    Collecte des vaches indiquées sur la liste d’alerte.
•    Nettoyage des logettes.
•    Enregistrement d’un traitement de mammite dans le T4C.
•    Remplacement des filtres à lait.

Prenons l’exemple d’une exploitation laitière familiale de taille moyenne, où une vache doit vêler ou être déplacée vers un groupe : généralement, c’est lors d’une pause-café ou à l’heure du déjeuner que l’on discute des décisions à prendre. Bien que cette méthode informelle soit courante dans une situation où peu de personnes sont impliquées, il peut être utile de songer à mettre en place une PON. Dans une grande exploitation où plusieurs personnes s’occupent de routines et/ou procédures identiques, parfois même par roulements d’équipes, l’efficacité de la gestion des tâches passe par une communication et un engagement sans faille. Une PON aide alors à standardiser les différentes tâches de routine.
 

Routine

Dans les (très) grandes exploitations, la mise en place d’une hiérarchie et l’attribution de responsabilités sont à prendre en considération. Ici, chaque employé devra être conscient des tâches et du rôle qui lui incombent dans l’exploitation laitière. De même, la routine quotidienne dans sa globalité devra être clairement définie pour tous. C’est un peu le principe d’une montre : celle-ci indique l’heure correcte uniquement si toutes ses pièces, de la plus petite à la plus grande, fonctionnent de manière parfaitement coordonnée. La mise en œuvre de procédures claires favorise une telle routine et offre un environnement de travail mieux structuré à toutes les personnes travaillant dans l’exploitation.
 

Communication

La bonne gestion de votre exploitation laitière et l’engagement de vos employés reposent aussi sur une communication claire et sans équivoque. Une fois que l’éleveur et ses employés ont été clairement informés des objectifs et stratégies de l’exploitation, la mise en place de protocoles représente le meilleur moyen d’atteindre ce but. Une communication claire au niveau de l’exploitation permet à chaque employé de mieux visualiser les objectifs à atteindre et de mieux comprendre le rôle de procédures adaptées.

Engagement 

Plus les employés se sentent impliqués dans leur travail et dans le succès de l’exploitation, plus le nombre d’échecs diminuera, et plus leur efficacité augmentera. L’éleveur peut renforcer cet engagement à plusieurs niveaux :
•    Sensibilisation : il communiquera les objectifs à sa famille et/ou employés. 
•    Compréhension : il montrera de quelle manière le travail quotidien est directement lié aux objectifs de l’exploitation laitière.
•    Retour d’informations : il demandera à ses employés de lui faire part de leurs suggestions pour améliorer leur engagement et atteindre plus facilement les objectifs définis. 
•    Plan d’action : il mettra en place des méthodes de travail (PON) claires et facile à comprendre.
•    Réflexion : il précisera à ses employés lorsque les objectifs auront été atteints et célébrera cet événement avec eux. 
•    L’engagement grandit lorsque les employés peuvent agir sur leur travail, puis lorsqu’ils peuvent observer l’impact d’une mise en application pratique de leurs suggestions sur leurs tâches quotidiennes.
 

L’application de PON au niveau des routines quotidiennes permet à l’éleveur de bénéficier d’une structure claire et de renforcer l’engagement de ses employés. Il en résulte une plus grande efficacité, mais aussi et surtout un plus grand confort de travail pour tous – en droite ligne avec la vision de Lely d’une agriculture rentable et prometteuse.